Conseils pratiques pour la mise en œuvre d'enquêtes à distance au moment du grand verrouillage

Cet article, écrit par Maria Jones, Roshni Khincha, Florence Kondylis et Lysca Uwamayriya, a initialement été publié sur le blog de la Banque mondiale.

À partir du billet de blog en deux parties de David et al (partie 1 et partie 2) la semaine dernière, vous savez maintenant comment construire votre échantillon, quel type de taux de réponse vous pouvez attendre, comment modifier votre instrument d'enquête et comment surveiller la qualité des données . Mais comment obtenez-vous réellement l'enquête sur le terrain – dans un pays sous verrouillage?

Étant donné que le grand verrouillage est étendu dans de nombreux pays et que les résultats des enquêtes auprès des populations vulnérables pour calibrer les réponses politiques sont importants, nous voulions fournir des conseils pour mener à bien une enquête à distance lorsque les enquêteurs sont confinés chez eux. Même si vous avez peut-être embauché une entreprise pour mener votre enquête, ce sont des aspects importants du travail sur le terrain (à domicile) qui doivent être pris en compte pour garantir la qualité des données. Nous nous sommes basés sur notre expérience récente et continue de la transition d'une enquête en personne en cours à une enquête téléphonique avec Innovations for Poverty Action au Rwanda – où un verrouillage a été annoncé et entré en vigueur le 21 mars, ne laissant pas de temps pour les préparatifs préalables. (Les recommandations suivantes fonctionnent avec la liste de contrôle DIME Analytics pour la collecte de données primaires.)

Logistique, Logistique, Logistique

Dans les pays soumis à des restrictions strictes, le simple fait de fournir aux enquêteurs le matériel dont ils ont besoin pour mener à bien une enquête téléphonique sera un défi, dont certains ci-dessous:

• Idéalement: les enquêteurs seront fournis avec des tablettes et des hotspots wifi.
• En pratique: en s'appuyant sur une sélection d'énumérateurs disposant de smartphones, l'utilisation des réseaux de données mobiles finit probablement par être la meilleure.
• L'utilisation du même smartphone pour appeler et entrer des réponses peut poser un défi. Il existe quelques solutions technologiques (comme le kit de démarrage SurveyCTO CATI) pour réduire le défi. Comme notre enquête était déjà en cours, les enquêteurs avaient accès à des tablettes qu'ils utilisaient pour la saisie des données tout en utilisant leur téléphone pour appeler les enquêteurs.
• Bien que cela soit vrai pour toute enquête, il devient particulièrement important d'assurer le transfert en temps opportun du temps d'antenne et les remboursements aux agents recenseurs (reçus transmis par photo) aux agents recenseurs sont essentiels. L'argent mobile est un excellent moyen d'y parvenir.
• Comme nous adaptions simplement un instrument d'enquête existant, nous n'avons pas fait de pilote complet. Si nécessaire, vous devrez avoir accès aux coordonnées des répondants hors échantillon. Si ce n'est pas disponible, la numérotation aléatoire est une option.

Formation en ligne

Alors que nous pensions que recréer virtuellement une expérience de formation en classe serait un défi, nous avons sous-estimé à quel point cela serait difficile. Encore une fois, il est important de vérifier la réalité des médias auxquels vos enquêteurs auront accès et de limiter la complexité de votre enquête en conséquence. Voici quelques leçons durement apprises:

• Partagez à l'avance le matériel de formation avec l'équipe d'enquête et assurez-vous qu'il est dans un format facile à ouvrir sur un téléphone (par exemple, le pdf fonctionnera mieux que PowerPoint). Gardez le matériel de formation aussi simple que possible, et compressez ou envoyez de nombreux lots, pour éviter les pièces jointes lourdes.
• Faites des plans A, B et C: la visioconférence est idéale pour maintenir la connexion personnelle, afficher facilement des exemples et profiter des fonctionnalités interactives. Dans notre cas, la connexion vidéo était impossible en raison de la bande passante limitée. Nous avons prévu une formation audio uniquement et recadré le matériel en conséquence. Pourtant, les recenseurs avaient encore beaucoup de problèmes avec la connexion; les appels ont été interrompus et la qualité audio a été interrompue. Essayez différentes plates-formes ou une combinaison de plates-formes pour voir ce qui fonctionne le mieux.
• Dans cette optique, nous recommandons fortement de conduire la formation en petits groupes: bien que répétitif pour le (s) formateur (s), cela réduit les problèmes de connectivité (ou au moins facilite le travail avec les personnes qui entrent et sortent) et permet plus d'interaction.
• L'horaire de formation idéal sera très différent d'une formation en personne. L'entraînement direct de 9 à 5 est clairement impossible. Nous avons trouvé que la formation en morceaux de 2 à 3 heures, répartis sur quelques jours, était la plus efficace. Les temps de formation idéaux peuvent être différents de ceux auxquels vous vous attendez: les heures de soirée peuvent être les meilleures pour des étirements ininterrompus (après que les enfants se sont couchés et que tous les repas sont préparés) – il est important de vérifier avec les enquêteurs et les formateurs et éventuellement d'accommoder horaires différents pour différents groupes.
• Établissez des protocoles de conférence téléphonique clairs et distribuez-les aux enquêteurs avant la formation: consultez ce guide pour un exemple.
• Envisagez de pré-enregistrer des sessions de formation, en prévision de problèmes de connectivité. Bien que le transfert de fichiers volumineux ne soit pas pratique, le téléchargement sur une plate-forme en ligne peut être une meilleure option. Cela est également utile en tant que sauvegarde, au cas où un énumérateur serait interrompu lors d'un appel ou aurait du mal à entendre.
• Les interviews simulées sont un excellent outil! Demandez aux enquêteurs de soumettre ces données au serveur, afin que l'équipe puisse examiner et fournir des commentaires personnalisés. Nous vous suggérons d'utiliser des interviews préenregistrées et de les lire pour tous les enquêteurs, qui saisissent les données en fonction de ce qu'ils entendent et les soumettent au serveur. Il est ensuite facile de réviser et de «noter» les réponses. La réalisation de questionnaires via de courts formulaires d'enquête est un autre bon moyen d'évaluer la compréhension.
• Bien que cela soit toujours vrai, travailler avec des enquêteurs expérimentés rendra la formation dans ces conditions beaucoup plus efficace – s'il s'agit d'une enquête de suivi, la réembauche des enquêteurs de la ronde précédente est idéale.

Parle moi!

L'établissement de bonnes boucles de rétroaction et de canaux de communication sera plus difficile avec les enquêteurs travaillant à distance. Nous avons trouvé les éléments suivants particulièrement utiles:

• Ayez un premier point de contact clair à tous les niveaux de la hiérarchie de l'enquête. Des problèmes surgiront inévitablement, et tout le monde doit savoir à qui parler et comment les atteindre rapidement.
• Mettre en place un système clair pour suivre les progrès. Soyez conscient de la technologie à laquelle les énumérateurs ont accès: une feuille de calcul Excel ne peut être ouverte que s'ils possèdent un ordinateur, et l'accès à une imprimante est peu probable. Nous nous sommes installés sur un simple formulaire que les enquêteurs remplissent sur papier à la main au fur et à mesure, puis nous prenons une photo et l'envoyons à leur superviseur à la fin de chaque journée en utilisant WhatsApp.
• Les réunions de débriefing sont encore plus importantes lorsque les équipes n'interagissent pas directement. Beaucoup de conversations utiles se produisent en voyageant vers des lieux d'échantillonnage, pendant le déjeuner, en attendant que les autres membres de l'équipe finissent, etc. Il est important de créer intentionnellement un espace pour que les membres de l'équipe posent des questions, partagent des histoires d'expériences inhabituelles ou inattendues et se demandent mutuellement Conseil.
• Exécutez fréquemment des contrôles de qualité des données et communiquez rapidement les résultats aux énumérateurs. Utilisez une combinaison de vérifications de la qualité des données et ne vous fiez pas uniquement aux audits audio, car il y a des limitations imposées à l'enregistrement des appels téléphoniques par Google et Android (si vous utilisez le même appareil pour la saisie de données et les appels), la qualité audio peut être médiocre (dépend du microphone qualité du smartphone) et, à moins que les enquêteurs n'utilisent le haut-parleur (ce qui décharge la batterie et peut poser des problèmes de confidentialité), un seul côté de la conversation est capturé…

Données sécurisées

Les données peuvent devoir être stockées sur des téléphones privés jusqu'à leur transmission au serveur… cela représente une menace sérieuse pour la sécurité des données – nous recommandons ce qui suit:

• Protéger par mot de passe les appareils utilisés pour la collecte de données – si les enquêteurs utilisent leur téléphone personnel, demandez-leur de vérifier qu'ils utiliseront un mot de passe pour protéger l'accès
• Demandez aux enquêteurs de déchirer et de jeter les feuilles de suivi et de supprimer toute information personnelle des répondants sur leur téléphone à la fin de l'enquête
• Chiffrez les formulaires d'enquête.
• Demandez aux enquêteurs de signer un accord de non-divulgation (numérique ou sur papier et d'envoyer une photo) est recommandé. Il s'agit de s'assurer que les numéros de téléphone des répondants ne sont pas utilisés à d'autres fins.

Bonne chance à tous et restez en sécurité!

Nous reconnaissons le rôle central que IPA Rwanda a joué dans la mise en œuvre de ces solutions, en particulier Phillip Okull, Doug Kirke-Smith, et la patience et la persévérance des enquêteurs (photo) pour que cela fonctionne.